ЕСТИ: как хотелът регистрира гостите — практическо ръководство
Всяко място за настаняване в България регистрира гостите си в ЕСТИ при настаняване. Ето как работи на практика и как да го направите част от рецепцията, а не допълнителна задача.
ЕСТИ (Единната система за туристическа информация) е държавната система, в която всяко място за настаняване в България регистрира гостите си. Задължението важи за всички хотелиери — включително физически лица, които отдават стаи, къщи или апартаменти — от 1 октомври 2019 г. Данните се въвеждат при настаняването на госта.
Кой е задължен
Всеки, който предоставя нощувки в категоризиран или регистриран обект: хотели, семейни хотели, къщи за гости, стаи и апартаменти за гости. Размерът на обекта не променя задължението — променя само колко лесно е да се спази на ръка.
Какво се въвежда
За всеки гост се записват данни за самоличността му и за престоя — датите на настаняване и напускане, както и данни от документа за самоличност. Точният и актуален списък на полетата е в Закона за туризма и в техническата документация на ЕСТИ (вижте източниците долу). Проверете го там, а не по памет — полетата и форматът се променят.
Трите начина за подаване
| Начин | Как работи | Подходящ за |
|---|---|---|
| Уеб портал | Въвеждате всеки гост ръчно в ЕСТИ | Много малки обекти, малко гости |
| Импорт на файл | Качвате файл в определен формат с гостите | Обекти, които водят гостите в друга програма |
| Система–система | Хотелският софтуер подава данните автоматично | Хотели с рецепция и много настанявания |
Автоматичната връзка изисква процедура за достъп и техническа настройка от доставчика на софтуер. Ако Вашият софтуер я предлага, питайте как изглежда потвърждението и какво става, когато подаването е неуспешно.
Как да не пропуснете гост
Пропуските почти винаги идват от разминаване между настаняването и регистрацията — гостът е настанен в рецепцията, а регистрацията е „за после“. Три навика помагат:
- Регистрацията е част от настаняването, а не отделна задача в края на смяната.
- Документът се взима при пристигане за всеки гост, не само за титуляря на резервацията.
- Всяка вечер се сверяват настанените в хотела с регистрираните в ЕСТИ. Нощният одит е подходящият момент — вижте затварянето на деня.
ЕСТИ и туристическият данък
Данните в ЕСТИ и нощувките, за които плащате туристически данък, описват едни и същи престои. Когато двете се водят от един и същ запис в софтуера, се разминават много по-рядко.
Един запис за госта
Регистрацията е най-лесна, когато данните на госта — документ, дати на престоя, гражданство — се въвеждат веднъж при настаняването и после се ползват навсякъде: в сметката, в справките и в отчетите. В RevioPMS гостът, престоят и сметката са един запис, а не три таблици, които трябва да се сверяват. Ако искате да видите как изглежда настаняването при Вас, пишете ни.
Статията е обща информация и не е правен съвет. Проверявайте актуалния текст на закона и указанията на Министерството на туризма.
Въпроси
Задължен ли съм да ползвам ЕСТИ, ако давам под наем само един апартамент?
Да. Задължението обхваща всички, които предоставят нощувки — включително физически лица, които отдават стаи, къщи или апартаменти за гости. Проверете категоризацията или регистрацията на обекта си, защото от нея зависи достъпът.
Кога трябва да въведа госта?
При настаняването. Изключение има само за определени със заповед райони без комуникационна свързаност, където данните се подават до седем дни след края на месеца.
Може ли хотелският софтуер да подава данните вместо мен?
ЕСТИ предвижда автоматизирана връзка система–система, както и импорт на файл. Дори когато софтуерът подава данните, отговорността остава на мястото за настаняване — проверявайте, че подаването е потвърдено.
Източници
Пробвайте Revio безплатно 30 дни — трите продукта, без карта.
