Нощен одит: какво всъщност прави затварянето на деня в хотела

Нощният одит е процедурата, която затваря един хотелски ден и отваря следващия. Потвърждава, че всеки престой е начислен за нощта, решава какво става с неявилите се гости, сверява парите за деня със записаното и мести работната дата на хотела с един ден напред.

Какво проверява

1. Пристигания без настаняване. Всяко е или късно пристигане (стаята се пази), или неявяване (стаята се освобождава, таксува се, ако политиката позволява).
2. Напускания без освобождаване. Гост в хотела след датата на заминаване е или удължаване, или грешка.
3. Начислени нощувки. Всяка заета стая има в сметката си нощувката и туристическия данък за тази нощ.
4. Записани плащания. Плащанията в брой, с карта и онлайн съвпадат с това, което е стигнало до банката или терминала.
5. Заетост и приходи за деня — окончателните числа за справките.

Работната дата не е календарната

Денят в хотела не свършва в полунощ. Работната дата остава „вторник“, докато одитът не я затвори — дори в 2:00 в сряда. Затова гост, пристигнал в 1:00, все още е сред пристиганията във вторник.

Това е важно и за софтуера. Ако системата ползва часовника на сървъра вместо часовата зона на обекта, хотел в България може да види как денят му се сменя три часа по-рано — посред нощната смяна.

Всеки ден се затваря точно веднъж

Най-скъпата грешка е ден, затворен два пъти, или прескочен: двойно начислени нощувки или нощ без никакъв приход. Двама души, затварящи едновременно, или ръчно и автоматично затваряне са обичайната причина. Системата трябва да го прави невъзможно.

Направете го задача за пет минути

• Прегледайте неявилите се и късните пристигания преди полунощ, докато още можете да се обадите на госта.
• Оставете системата да начислява нощувките, не човек.
• Прочетете едно обобщение — заетост, приходи, отворени салда — и затворете.

В Revio

Екранът Затваряне на деня в RevioPMS показва одита за нощта — заетост, приходи и неявили се — и затваря работната дата веднъж. Датата се сменя само ако все още е датата, която е прочетена, така че ръчно и автоматично затваряне никога не могат да я преместят и двете. Датите следват часовата зона на обекта.

Въпроси

Нужен ли е нощен одитор на малък хотел?

Обикновено не отделен човек. Със софтуер, който подготвя проверките, рецепционист или управител затваря деня за няколко минути в края на вечерната смяна.

Какво става, ако денят не се затвори?

Нощувките може да не се начислят, неявилите се остават отворени, а справките за следващия ден тръгват от грешна позиция. По-добре затворете ден късно, отколкото никога — а добрата система няма да позволи един ден да се затвори два пъти.

Кога е правилният час за затваряне?

След като последното очаквано пристигане е решено. Много хотели затварят между полунощ и 3:00. Важното е постоянството и часовата зона на обекта, а не тази на сървъра.